Delegacje
WYJAZD KRAJOWY
Procedurę należy rozpocząć nie później niż 14 dni przed wyjazdem. Pracownicy Wydziału Neofilologii mogą odbywać podróż służbową na podstawie polecenia wyjazdu służbowego wystawianego przez osobę uprawnioną w danej jednostce w systemie TETA.
- Poniższe dane będą niezbędne do przygotowania delegacji:
| Imię i nazwisko | |
| Termin wyjazdu | |
| Miejsce wyjazdu | |
| Cel wyjazdu (np. kwerenda, staż, konferencja1) +uzasadnienie (np. w celu wygłoszenia referatu, zawiązania współpracy etc.) | |
| Środek transportu (pociąg, autokar, własne auto2) | |
| Źródło finansowania (np. środki zakładu lub Instytutu/ Katedry, środki dziekana lub RDN) + dziedzina naukowa oraz podpięty dokument jeśli otrzymujemy dofinansowanie | |
| Uwagi (np. czy wypłacić zaliczkę, czy organizator zapewnia wyżywienie) |
- Po przedstawieniu powyższych informacji, pracownik wystawiający delegację, przygotuje dokument w systemie TETA, który przekaże do podpisu wyjeżdżającemu, a następnie do podpisu dyrekcji jednostki.
- Bilety na podróże krajowe należy kupować samemu (faktury za bilety PKP nie są potrzebne, do rozliczenia wymagane są jedynie bilety, które mogą być w formie elektronicznej). Można odpowiednio wcześniej starać się o wypłacenie zaliczki, co należy zgłosić osobie wystawiającej Delegację. (Zaliczka na wyjazd wypłacana jest nie wcześniej niż 2 tyg. przed rozpoczęciem podróży służbowej, czas wypłacenia zaliczki to ok 5 dni roboczych).
- Koszt delegacji krajowej wylicza się następująco:
- wysokość diety krajowej – 45 zł/dzień (dieta pełna),
- ryczałt za nocleg – 67,50 zł/noc,
- ryczałt za dojazdy – 9 zł/dzień.
Na wyliczanie diety krajowej ma również wpływ zapewnione wyżywienie. W zależności od posiłku kwota diety zostaje pomniejszona odpowiednio o:
- 25% wartości diety – jeśli pracownik otrzymał śniadanie lub kolację,
- 50% wartości diety – w przypadku obiadu
Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości
- jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje 50% diety
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości
Po powrocie
W ciągu 14 dni należy rozliczyć delegację.
W tym celu należy skompletować następujące informacje i dokumenty:
– podać dokładne godziny wyruszenia w podróż i powrotu;
– przedłożyć fakturę za nocleg (w przypadku braku – rozliczenie ryczałtem); faktura za nocleg wystawiona na dane osoby korzystającej z noclegu
– przedłożyć fakturę za transport (inny niż PKP) wystawioną na dane ogólne UWr lub rozliczenie tzw. kilometrówki za podróż prywatnym autem;
– w przypadku płatności przelewem lub kartą za nocleg czy transport (inny niż PKP) – przygotować także wydruk potwierdzenia dokonania opłaty z konta bankowego;
– podać dokładną informację, które posiłki i w jakie dni były zapewnione w ramach delegacji (np. przez organizatora konferencji);
– przedłożyć inne dokumenty i rachunki istotne dla wyliczenia kosztów delegacji.
Skompletowane dokumenty należy przekazać osobie rozliczającej wyjazdy służbowe w jednostce, która po sprawdzeniu rachunków wystawi potrzebne dokumenty w systemie TETA, przedstawi do podpisu wyjeżdżającego oraz dyrekcji, a następnie przekaże do dalszego obiegu.
WYJAZD ZAGRANICZNY
Procedurę należy rozpocząć nie później niż 14 dni przed wyjazdem. Pracownicy Wydziału Neofilologii mogą odbywać podróż służbową na podstawie polecenia wyjazdu służbowego wystawianego przez osobę uprawnioną w danej jednostce w systemie TETA.
Poniższe dane będą niezbędne do przygotowania delegacji:
| Imię i nazwisko | |
| Termin wyjazdu | |
| Miejsce wyjazdu | |
| Cel wyjazdu (np. kwerenda, staż, konferencja1) +uzasadnienie (np. w celu wygłoszenia referatu, zawiązania współpracy etc.) | |
| Środek transportu (samolot, pociąg, autokar, własne auto2) | |
| Źródło finansowania (np. środki zakładu lub IFR, środki dziekana lub RDN, grant, stypendium) + dziedzina naukowa oraz podpięty dokument jeśli otrzymujemy dofinansowanie | |
| Uwagi (np. czy wypłacić zaliczkę3, czy organizator zapewnia wyżywienie) |
- Po przedstawieniu powyższych informacji, pracownik wystawiający Delegację, przygotuje dokumenty w systemie TETA, które przekaże do podpisu wyjeżdżającemu, a następnie do podpisu dyrekcji jednostki.
- Bilety na podróże zagraniczne należy zamawiać przez wroclaw@whynottravel.pl, do zamówienia biletu niezbędne jest przesłanie do biura formularza zamówienia z określonymi trasami oraz źródłem finansowania, skan formularza z podpisami zostanie przesłany na adres mailowy pracownika.
https://international.uni.wroc.pl/sites/default/files/2023-10/ZLECENIE%20ZAKUPU%20BILETU.pdf
Jeżeli pracownik dokonuje zakupu biletu lotniczego we własnym zakresie, wówczas nie może wziąć na niego zaliczki, zaś faktura musi być wystawiona na jego nazwisko. Przy rozliczeniu delegacji powinien załączyć wydruk z konta potwierdzający dokonanie przelewu.
- Koszt delegacji zagranicznej wylicza się następująco:
- wysokość diety (2024) za pełen dzień pobytu
Znajdują się na stronie BWM – https://international.uni.wroc.pl/pracownicy-uwr/stawki-diet-dofinansowanie-podrozy-kilometrowka
- ryczałt na dojazdy (np. na lotnisko, dworzec PKP itp.)– w wysokości jednej diety dziennej przypisanej dla danego kraju
- ryczałt za noclegi – 25% limitu na nocleg określonego w tabelce na stronie BWM.
- w przypadku podróży zagranicznych obowiązuje także limit kosztu dziennego za nocleg (UWr rozlicza koszty delegacji tylko do tego limitu, konieczne jest przedstawienie faktury): https://international.uni.wroc.pl/pracownicy-uwr/stawki-diet-dofinansowanie-podrozy-kilometrowka
- ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejskiej – w wysokości 10% diety dziennej przypisanej dla danego kraju
Na wyliczanie kosztów delegacji ma również wpływ zapewnione wyżywienie. Pracownikowi, któremu zapewniono całodzienne wyżywienie należy się 25% diety
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- 15% wartości diety – jeśli pracownik otrzymał bezpłatne śniadanie,
- 30% wartości diety – jeśli pracownik otrzymał bezpłatny obiad
- 30% wartości diety – w przypadku bezpłatnej kolacji.
Po powrocie
W ciągu 14 dni należy rozliczyć delegację.
W tym celu należy skompletować następujące informacje i dokumenty:
– podać dokładne godziny wyruszenia w podróż i powrotu (z biletów); w przypadku podróży samochodem podać również godzinę przekroczenia granicy przy wyjeździe i powrocie
– przedłożyć fakturę ze nocleg – faktura imienna (w przypadku braku – rozliczenie ryczałtem);
– w przypadku płatności przelewem lub kartą za nocleg lub transport w kraju delegacji przygotować także wydruk potwierdzenia dokonania opłaty z konta bankowego;
– przedłożyć bilety/karty pokładowe (również bilety za transport w kraju delegacji);
– podać dokładną informację, które posiłki i w jakie dni były zapewnione w ramach delegacji (np. przez organizatora konferencji);
– przedłożyć inne dokumenty i rachunki istotne dla rozliczenia kosztów delegacji.
Inne ważne i szczegółowe informacje znajdują się na stronie Biura Współpracy Międzynarodowej: https://international.uni.wroc.pl/pracownicy-uwr/procedura
Skompletowane dokumenty należy przekazać osobie rozliczającej wyjazdy służbowe w jednostce, która po sprawdzeniu rachunków, wystawi potrzebne dokumenty w systemie TETA, przedstawi do podpisu wyjeżdżającego oraz dyrekcji, a następnie przekaże do dalszego obiegu.
