Organizacja konferencji
Przygotowanie preliminarza i sprawy finansowe
Pomocą w kwestiach finansowych związanych z organizacją konferencji w Instytutach/ Katedrach zajmują się wyznaczeni przez kierownika jednostki pracownicy administracyjni, zaś na Wydziale pełnomocnik dziekana ds. finansowych.
1. Podstawową i niezbędną rzeczą jest przygotowanie Preliminarza Finansowego konferencji (PLIK DO POBRANIA), w którym zamieszcza się informacje nt. finansów oraz rozpisuje zadania organizacyjne i źródła finansowania (np. środki jednostki, grant, wpłaty uczestników, środki rektora itd.).
2. Kolejne Aneksy do Preliminarza można złożyć na każdym etapie organizacji konferencji.
3. Preliminarz podpisuje kierownik naukowy konferencji, dyrektor/kierownik jednostki, pełnomocnik dziekana ds. finansowych i dziekan; następnie trafia do Działu Kosztów, który nadaje numer konferencji.
4. Na tym etapie możemy poprosić o numer konta bankowego w Sekcji Finansowej WN.
5. Numer konferencji to jednocześnie numer źródła finansowania – jest on niezbędny do wszelkich czynności finansowych i formalnych.
6. Preliminarz może uwzględniać wynagrodzenie (w formie dodatków zadaniowych) dla organizatorów konferencji, informatyka, który konferencję będzie obsługiwał poza godzinami swojej pracy oraz osób z administracji, które pomagają w organizacji konferencji.
7. W ramach organizacji konferencji można zaplanować usługę lub dostawę tego, co jest niezbędne dla sprawnego zorganizowania wydarzenia naukowego (usług, sprzętu, materiałów promocyjnych, wynagrodzenia dla keynote speakerów itp.).
8. Każda dostawa i usługa musi być poprzedzona zaakceptowanym Wnioskiem w EZD.
9. Jeśli wymaga tego specyfika dostawy/ usługi należy zawrzeć Umowę i/lub Porozumienie (np. Umowa zlecenia, Umowa cateringowa, Umowa na dostawę akcesoriów komputerowych, zwrot środków za nocleg/ przejazd etc.).
Kwestie organizacyjne
1. Rezerwacja sal na konferencję oraz, ewentualnie, na catering (w sekretariatach/u kierowników obiektów).
2. Rezerwacja noclegów dla gości – tylko po uprzedniej akceptacji Wniosku o wszczęcie postępowania i na zasadach w nim podanych (np. wybór z wolnej ręki/po postępowaniu przetargowym i inne).
3. Zamówienie cateringu w firmie, z którą Uczelnia ma zawartą Umowę Ramową (jedzenie serwowane jest w obiektach UWr) w formie śniadania/obiadu/kolacji lub przerw kawowych. W tym wypadku dokonuje się wyboru opcji w zależności od wysokości kwoty, jaką dysponują organizatorzy na ten cel.
4. Zamówienie usługi restauracyjnej tylko po uprzedniej akceptacji Wniosku o wszczęcie postępowania i na zasadach w nim podanych (np. wybór z wolnej ręki/po postępowaniu przetargowym i inne).
5. Zamówienie materiałów konferencyjnych (notesy, długopisy, plakietki imienne, gadżety UWr itp.).
Oferta dostępna na stronie: https://old.uni.wroc.pl/promocja/sklep/ po wcześniejszym zalogowaniu do Intranetu (we własnym zakresie).
6. Zamówienie wydruku materiałów informacyjnych i promocyjnych (plakaty, programy, roll-up itp.)
Pomoc w projektowaniu materiałów graficznych oferuje Biuro ds. komunikacji i p. Dominika Hull-Bruska (dominika.hull@uwr.edu.pl).
Uwagi końcowe
1. KAŻDY wydatek (zakup materiałów lub usług) musi być wcześniej poprzedzony Wnioskiem w systemie EZD; wniosek ten musi być zgodny z zapisami preliminarza finansowego konferencji.
2. Procedowanie każdego Wniosku trwa co najmniej 14 dni, więc należy informację o konieczności zakupu sprzętu, materiałów czy usług przekazywać w swoich jednostkach tak szybko, jak tylko się da.
3. Jeśli wniosek uzyska zgody wszystkich instancji uczelnianych, organizator konferencji może wystąpić o wypłatę zaliczki na poczet zakupu lub realizacji usługi.
4. Po zakończeniu konferencji organizatorzy dokonują rozliczenia konferencji w oparciu o faktury, rachunki i zawarte umowy. Ostatecznym rozliczeniem jest aneks do preliminarza konferencji, rozpisujący wydatki w ostatecznej wysokości na poszczególne zadania. Każdorazowo aneks musi zostać zatwierdzony przez Dyrekcję/Kierownictwo jednostki, pełnomocnika dziekana ds. finansowych, a następnie Dziekana.
5. Niewykorzystane środki z wpłat na konferencję można przenieść na kolejny rok kalendarzowy, ale tylko pod warunkiem, że zostaną wykorzystane na cele związane z przygotowaniem publikacji.
6. Osobą w Dziale Kosztów UWr, która prowadzi sprawy finansowe konferencji naukowych jest p. Izabela Bałut (izabela.balut@uwr.edu.pl).
